Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. En nu veel mensen thuiswerken, zijn sommige werkgevers extra geïnteresseerd in manieren om hun personeel te monitoren. Dit kan natuurlijk heel ingrijpend zijn voor werknemers. Rekening houden met hun privacy is daarom uiterst belangrijk. De ondernemingsraad (OR) speelt daarbij een cruciale rol. Om de OR te ondersteunen heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een handreiking gemaakt: het OR-privacyboekje.

De AP heeft het OR-privacyboekje aangeboden aan de Sociaal-Economische Raad (SER). De SER heeft als wettelijke taak de medezeggenschap in bedrijven en organisaties te bevorderen.

Regelingen verwerken personeelsgegevens

Regelingen voor het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers komen in elke organisatie voor. Denk bijvoorbeeld aan het registreren van verzuim, de salarisadministratie en de gegevens die worden bewaard in personeelsdossiers.

Personeelsvolgsysteem

Daarnaast kunnen werkgevers systemen gebruiken die gericht zijn op – of geschikt zijn voor – waarneming van werknemers of controle van hun aanwezigheid, gedrag of prestaties. Dit noemen we personeelsvolgsystemen.

Voorbeelden hiervan zijn cameratoezicht, gps-systemen in (vracht)auto’s, wearables (zoals een smartwatch) en software die bijvoorbeeld toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik van werknemers registreert.

Goed werkgeverschap

Het is van belang dat werkgevers hierover open en duidelijk zijn tegen hun werknemers. Bij goed werkgeverschap hoort immers dat werkgevers netjes omgaan met de persoonsgegevens van hun werknemers. De OR kan hierbij een groot verschil maken.

Instemmingsrecht OR

De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen waarvoor persoonsgegevens van werknemers worden verwerkt en in het bijzonder bij personeelsvolgsystemen.

Om zo’n – mogelijk voor het personeel heel ingrijpende – regeling goed te kunnen beoordelen, is het belangrijk dat de OR goed voorbereid is. En waar nodig kritische vragen aan de werkgever stelt. Het OR-privacyboekje kan daarbij helpen.

Inhoud OR-privacyboekje

De handreiking gaat in op de volgende onderwerpen:

  • Hoe bepaalt u als OR of u instemmingsrecht heeft? Wat zijn persoonsgegevens bijvoorbeeld precies? En wanneer is er sprake van een verwerking?
  • Wat zijn de belangrijkste privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? En welke vragen kunt u als OR stellen om te checken of de plannen van de werkgever AVG-proof zijn?
  • Welke toetsingsvragen kunt u als OR stellen als de werkgever van plan is een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken?

Download het OR-privacyboekje van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zo kunnen wij u helpen

Wij helpen u graag verder met het monitoren van werknemers en kunnen een vermeende misdraging of normovertreding van een werknemer verder onderzoeken. Als gecertificeerd onderzoeksbureau heeft u met Ethicly de zekerheid van betrouwbaar en bekwaam onderzoek. Doordat ons onderzoek genormeerd is kunt u onze bevindingen als objectief feitenrelaas en/of bewijsmateriaal inzetten voor het nemen van vervolgstappen, disciplinaire acties of bij juridische procedures

Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.